「必要なファイルが見つからない」「同じ資料があちこちにある」——共有Driveが“ごちゃつく”悩みは、多くの会社に共通します。その最大の原因は、使う人のモラルではなく、最初の設計が足りていないことです。本記事では、共有Driveを「使える状態」に保つための設計の基本を解説します。

なぜ共有Driveはすぐ散らかるのか

共有Driveは、何も決めずに使い始めると、各自が思い思いの場所に、思い思いの名前でファイルを置いていきます。「最終版_修正_本当に最終.xlsx」のようなファイルが量産される光景は、その典型です。最初は問題なくても、ファイルが数百・数千になった頃には、検索しても目的のファイルにたどり着けない状態に陥ります。

つまり問題は「整理整頓を怠ったこと」ではなく、「整理するための基準が最初から無かったこと」にあります。基準さえ決めておけば、散らかり方は大きく変わります。

最初に決めるべき3つの設計

① 命名ルール

日付は「YYYYMMDD」で先頭に揃える、案件名の表記を統一する——この程度のシンプルなルールでも、並び順と検索性が劇的に改善します。略称や記号の使い方も、最初に揃えておくと迷いません。

② フォルダ階層

階層は深くしすぎないのがコツです。「部署 > 案件 > 種別」のように、誰でも同じ場所にたどり着ける浅い構造を意識します。深すぎる階層は、かえって“迷子”を生みます。

③ 権限設計

「とりあえず全員に編集権限」は事故のもとです。共有ドライブ単位で閲覧・編集の範囲を決め、外部共有のルールも併せて定めておきます。誰が何を見られるかを明確にすることが、情報管理の第一歩です。

完璧なルールより、「全員が覚えられるルール」を。項目は5つ以内、具体例を1つ添える。これだけで運用への定着率が大きく変わります。

ルールを“運用に乗せる”ために

ルールは作って終わりではなく、新しく入った人がすぐ理解できる形で残しておくことが大切です。Driveのトップに「使い方ガイド」を1枚置き、命名の具体例とフォルダの場所を図で示すだけでも、「誰かに聞かないと分からない」状態をかなり減らせます。

TAYUMのGoogle Workspace導入・活用支援では、現状のDriveを棚卸ししたうえで、御社の業務に合った命名・階層・権限の設計と、運用ルールづくりまで伴走します。